Frequently Asked Questions

Qu’est ce que c’est qu’un Compliance Officer ?

Quelle est la traduction en français ? La circulaire 04/155 de la Commission de Surveillance du Secteur Financier (« CSSF ») traitant de la Fonction Compliance prévoit, en application des articles 5(2) et 17(2) de la loi modifiée du 5 avril 1993, la mise en place d’une fonction de contrôle de conformité à l’intérieur des établissements de crédit et des entreprises d’investissement. Le Chapitre I (3) de cette même circulaire précise que la « fonction Compliance » a pour objet de protéger l’établissement de tout préjudice qui pourrait résulter du non-respect des normes en vigueur auxquelles l’établissement est soumis dans l’exercice de ses activités dans les différents marchés. Le « Compliance Officer » est l’employé désigné par l’établissement aux fins de la direction de la fonction Compliance. Le nom du « Compliance Officer » ainsi que tout changement relatif à la position doivent être annoncés à la CSSF. Il n’existe pas de traduction littérale du terme « Compliance Officer », d’origine anglo-saxonne (étymologie : « to comply with » - respecter, être en conformité) : la traduction française de « directeur de conformité » semble, dans ces conditions, s’en rapprocher le plus.

Définition du Risque de Compliance

Le risque de Compliance, aux termes du Chapitre III (10) de la circulaire CSSF 04/155, est défini comme le risque de préjudice qu’un établissement peut subir suite au fait que ses activités ne sont pas exercées conformément aux normes en vigueur. Le risque de Compliance peut comporter une variété de risques tels que le risque de réputation, le risque légal, le risque de contentieux, le risque de sanctions ainsi que certains aspects du risque opérationnel, ceci en relation avec l’intégralité des activités de l’établissement.

Est ce qu’un juriste des fonds peut être Compliance Officer de la Banque ? De manière générale quelles sont les incompatibilités ?

Il est concevable qu’un juriste-fonds soit également « Compliance Officer » de la banque, la réponse apportée à l’obligation de mise en place d’une fonction « Compliance » résidant dans l’organisation interne de l’établissement considéré. La circulaire de la CSSF, tout en admettant une certaine flexibilité – centralisation ou non de la fonction Compliance, délégation partielle, fonction à temps partiel – insiste cependant sur l’indépendance, les compétences et la dotation en ressources suffisantes de la fonction Compliance. Au niveau des incompatibilités, le texte de la circulaire mentionne expressément qu’il y a incompatibilité entre la fonction Compliance et l’Audit Interne, la première ne pouvant faire partie de la seconde ; de manière plus générale, il y a incompatibilité de la Fonction Compliance avec des responsabilités opérationnelles.

Quels sont les établissements devant avoir un Compliance Officer désigné ?

La circulaire 04/155 de la CSSF s’applique aux banques/établissements de crédit ainsi qu’aux entreprises d’investissement. Cette dernière catégorie comprend, aux termes de l’article 24 de la loi modifiée du 5 avril 1993, les professionnels du secteur financier suivants : les commissionnaires, les gérants de fortune, les professionnels intervenant pour leur compte propre, les distributeurs de parts d’OPC, les preneurs fermes, les dépositaires professionnels de titres ou d’autres instruments financiers ainsi que les agents de transfert et de registre.

Différence (s) entre l’Audit Interne et la Compliance

Alors que la Fonction Compliance (source circulaire CSSF 04/155) est une fonction indépendante dont l’objectif est d’identifier et d’évaluer le risque de Compliance de l’établissement ainsi que d’assister la direction dans la gestion et le contrôle de ce risque, l’Audit Interne (source : circulaire IML 98/148) est une fonction indépendante laquelle vérifie le bon fonctionnement du contrôle interne et procède à une évaluation périodique des opérations afin d’assister la direction et les responsables de l’établissement et leur permettre d’avoir la meilleure maîtrise de leurs activités.

Si les points communs et complémentarités entre les deux fonctions sont nombreux (séniorité, indépendance, organisation – charte, Comité, rapports avec la direction et le conseil de l’établissement -, participation au contrôle de troisième niveau au sein de l’établissement, établissement d’un rapport annuel sur l’état de la fonction), la fonction Compliance privilégie les aspects de prévention, alors que la fonction d’Audit Interne est foncièrement une fonction de contrôle. Comme précisé plus en avant, il y a incompatibilité entre la Fonction Compliance et l’Audit Interne.

Quelle est l’organisation souhaitable d’un service de Compliance ?

La fonction Compliance fait partie de la bonne organisation administrative et comptable dont doit disposer chaque établissement financier en vertu de la loi modifiée du 5 avril 1993; Au niveau de l’organisation-même de la fonction, la circulaire 04/155 de la CSSF admet une certaine flexibilité ; en effet, si la circulaire impose des conditions devant être remplies en toutes circonstances – indépendance, compétence – elle admet des modalités d’organisation flexibles – dotation en ressources, possibilité de délégation - en considération de la taille concrète de l’établissement ; il n’existe, de ce fait, pas de modèle de fonction unique – l’organisation sera tantôt centralisée, tantôt décentralisée, elle pourra prévoir la délégation de certaines tâches ou même être confiée à une personne à temps partiel.

L’externalisation complète est cependant exclue; l’organisation efficace d’une fonction Compliance nécessite que 1) des principes de Compliance, règles d’action constituant un modèle de comportement pour l’établissement, soient définis pour l’établissement considéré 2) une politique de Compliance soit élaborée/tenue à jour et 3) qu’une Charte de Compliance, définissant en détail les modalités pratiques de fonctionnement de la fonction Compliance soient élaborés et approuvés par la Direction et le conseil d’Administration de l’établissement; si la formation d’un Comité de Compliance est facultative, il est recommandé d’établir au profit de la fonction Compliance un droit de contact direct du Président du Conseil d'Administration et de la direction.